Lean- und Six Sigma-Initiativen bei Via Christi Health: Für eine sichere und hochwertige Gesundheitsversorgung

Via Christi Health ist der größte Anbieter von Dienstleistungen im Gesundheitsbereich in Kansas und ist hier bereits seit über 100 Jahren tätig. Das Angebot umfasst die Versorgung in Krankenhäusern und Seniorensiedlungen sowie weitere Gesundheitsdienstleistungen in Kansas und im Nordosten von Oklahoma.

Mit der Einführung des Center for Clinical Excellence bei Via Christi stellte der Gesundheitsdienstleister ein Team von 5 Mitarbeitern zusammen, die alle Lean- und Six Sigma-Schulungen absolviert hatten. Ihre Aufgabe war es, auf der Grundlage von Datenanalyse die Effizienz zu steigern und die Fehlerrate zu senken. Jedem Mitglied des neuen Teams wurde dabei eine Initiative zur Prozessverbesserung zugeteilt. Die Prozessverbesserungsteams sollten für Via Christi Möglichkeiten ermitteln, wie der Betrieb effizienter geführt und die Versorgung der Patienten einheitlicher gestaltet werden konnte, wobei die Sicherheit der Patienten weiterhin an erster Stelle stehen sollte. Der Schwerpunkt lag zunächst auf den Bereichen in den Krankenhäusern von Via Christi, in denen Notfallpatienten behandelt werden. Hierfür befassten sich die Teams mit Projekten zu den Prozessen in der Notaufnahme, chirurgischen Patienten, Patienten mit Herzversagen und Patienten mit Lungenentzündung. Zum Durchführen der Datenanalysen, die für diese Projekte benötigt wurden, verließen sich die Prozessverbesserungsteams von Via Christi auf die Minitab Statistical Software.

Da die Anzahl der von diesem Anbieter versorgten Patienten stetig stieg, wollte Via Christi Health die Effizienz seiner Dienstleistungen optimieren. In den Notaufnahmen bei Via Christi Health wurden z. B. unterschiedliche Berichtsprozesse angepasst, mit denen die Patienten durch die unterschiedlichen Bereiche der Notaufnahme nachverfolgt werden können. Außerdem wurden Änderungen bei Führungskräften vorgenommen, nicht pflegerisches Personal neu verteilt und die Gesamtanzahl der Betten in der Intensivstation der Notaufnahme reduziert.

Via Christi Health, der größte Anbieter von Dienstleistungen im Gesundheitsbereich in Kansas, führte das Center for Clinical Excellence im September 2012 ein. Das Bild oben zeigt das Black Belt-Team bei Via Christi Health (Bild: (hintere Reihe) Zach Lewis, Ron Herter, Rob Dreiling, (vordere Reihe) Laura Thompson und Audrey Henning).

Ein Leistungsverbesserungsteam bestimmte dann, ob die Versorgung der Patienten in der Notaufnahme durch diese Änderungen tatsächlich verbessert wurde und die Abteilung ihren Zielen dadurch näher gekommen war.

„Wir hatten Zugriff auf die Rohdaten zu den Patientenbewegungen aus mehreren Monaten vor der Umsetzung der Änderungen sowie zu den ersten Monaten nach den Änderungen“, erläutert Zach Lewis, Prozessverbesserungsexperte für Via Christi Health. „Dann analysierten wir diese Daten mit Minitab und konnten so ermitteln, ob die Prozessänderungen wirklich zu einer Verbesserung der Aufenthaltsdauer der Patienten in den einzelnen Bereichen geführt hatten.“

Das Team analysierte die Daten mit unterschiedlichen Diagrammen in Minitab, u. a. mit I/MR-Karten, Histogrammen, Boxplots und Wechselwirkungsdiagrammen, und berechnete die deskriptive Statistik für die Rohdaten zur Aufenthaltsdauer – u. a. Mittelwert und Standardabweichung für Vorher- und Nachher-Vergleiche und Analysen der durchschnittlichen Aufenthaltsdauer vor und nach den Änderungen.

Mit der oben gezeigten I/MR-Karte konnte das Team die Aufenthaltsdauer vor und nach den Änderungen sowie die Prozessstreuung nach Bereich vergleichen. Diese Regelkarte zeigte einen leichten Anstieg des Durchschnittswerts von ca. 8 Minuten sowie eine größere Streuung, nachdem die Prozessänderungen vorgenommen worden waren.

Damit die Form und Verteilung der Zeitdaten vor und nach den Änderungen verglichen werden konnten, erstellte das Team Histogramme in Minitab. Die Histogramme oben zeigten, dass bei der Aufenthaltsdauer der Patienten (sowohl vor als auch nach den Änderungen) die durchschnittliche Zieldauer von 30 Minuten in der Mehrheit überschritten wurde. Außerdem zeigten die Histogramme einen Anstieg des Mittelwerts nach den Änderungen, wiederum um ca. 8 Minuten für diesen Bereich der Notaufnahme. Mit Histogrammen wurde außerdem überprüft, ob die Streuung an bestimmten Wochentagen oder in bestimmten Schichten stärker war.

Das Team verwendete darüber hinaus Boxplots, um die durchschnittliche Aufenthaltsdauer angeordnet nach Schichten vor und nach der Einführung der Prozessänderungen auszuwerten und zu vergleichen. Bei dieser Änderung nahm die Aufenthaltsdauer für alle Schichten in der Notaufnahme leicht ab.

Was zeigte die Datenanalyse noch? Nach der Einführung der Änderungen in der Notaufnahme gab es nur eine leichte Verbesserung bei der durchschnittlichen Aufenthaltsdauer der Patienten in zwei der vier Notaufnahmebereiche, in denen Prozessänderungen untersucht wurden. In den beiden anderen Bereichen, in denen Änderungen umgesetzt wurden, nahm die durchschnittliche Aufenthaltsdauer sogar zu.

„Obwohl es in zwei Bereichen zu einer leichten Verbesserung und in zwei Bereichen zu einer Verschlechterung kam, gab es statistisch betrachtet keinen signifikanten Unterschied zwischen den Vorher- und den Nachher-Ergebnissen angeordnet nach Notaufnahmebereich“, so Rob Dreiling, Prozessverbesserungsexperte bei Via Christi Health, der dieses Projekt begleitet hat. „Wir hatten das Gefühl, dass die Prozessänderungen zu deutlichen Verbesserungen bei der durchschnittlichen Aufenthaltsdauer der Patienten geführt hatten, die Daten belegten jedoch das Gegenteil.“

Dieses Projekt brachte zweifellos überraschende Ergebnisse für das Team der Notaufnahme, das die ursprünglichen Prozessänderungen umgesetzt hatte.

„Mit den Grafiken und Regelkarten konnten wir dem Team der Notaufnahme zeigen, was die Daten wirklich aussagten – nämlich, dass die Änderungen statistisch nicht signifikant waren“, erläutert Dreiling. „Danach konnten wir sie dabei unterstützen, Verbesserungsprojekte aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Anstatt einfach Änderungen an Prozessen auszuprobieren, zeigten wir dem Team, wie der Prozess von Anfang bis Ende dargestellt werden kann und wie dann mit Hilfe von Statistik die richtigen Schwerpunkte gesetzt werden, damit die Projekte zu deutlichen Unterschieden und echten Einsparungen führen.“

Als Dreiling und Lewis eingehender untersuchten, welche Aktivitäten genau zu einer Steigerung der Aufenthaltsdauer von Patienten führten, erfassten sie Daten zur Ankunftszeit der Patienten und verglichen die Anzahl der Patienten und den Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter, um die Zimmer in der Notaufnahme vorzubereiten. Hierzu gehörte auch die Reinigung der Zimmer, um einen neuen Patienten aufnehmen zu können.

„Durch die Analyse dieser Daten konnten wir dem Team der Notaufnahme empfehlen, dass die Schichten der Reinigungskräfte angepasst und besser auf die Zeiten mit dem größten Patientenandrang abgestimmt werden sollten. So können Zimmer sofort gereinigt werden, sobald ein Patient sie verlässt, und es kommt nicht dazu, dass Zimmer über längere Zeiträume nicht gereinigt und damit nicht nutzbar sind“, fügt Lewis hinzu.

Laura Thompson, Director of Process Improvement, berichtet, dass die Lean- und Six Sigma-Initiative bei Via Christi zwar relativ neu ist, jedoch schon viele Prozesse, die Auswirkungen auf die Versorgung der Patienten haben, verbessert wurden und die Effizienz gesteigert wurde.

„Alle Mitarbeiter waren unseren Empfehlungen gegenüber sehr aufgeschlossen und haben uns in unserem Anliegen unterstützt“, so Thompson.