Esforços Lean e Six Sigma na Via Christi Health: Oferecendo atendimento seguro e de alta qualidade

A Via Christi Health é o maior provedor de serviços de assistência médica no Kansas e atende o setor há mais de cem anos. O sistema de saúde oferece atendimento hospitalar, vilas para idosos e outros serviços de saúde em todo o estado do Kansas e nordeste de Oklahoma.

Com a inauguração do Centro de excelência clínica da Via Christi, o provedor de assistência médica criou uma equipe de cinco pessoas, todas com treinamento em Lean e Six Sigma. A tarefa da equipe era usar a análise de dados para obter níveis maiores de eficiência e reduzir as taxas de erro, e cada um dos membros da nova equipe foi designado para uma iniciativa de melhoria de processos. A Via Christi desejava que as equipes de melhoria de processos encontrassem maneiras de tornar suas operações mais eficientes e o atendimento aos pacientes mais consistente, garantindo que a segurança do paciente continuasse a ser a principal prioridade. Concentrando-se nas áreas de tratamento de pacientes mais urgentes nos hospitais da Via Christi, as equipes de melhoria abordaram projetos que envolvem processos do departamento de emergência, pacientes de cirurgia, pacientes com falhas cardíacas e pacientes com pneumonia. Para executar a análise de dados que esses projetos exigiam, as equipes de melhoria da Via Christi contaram com o Minitab Statistical Software.

Com cada vez mais pacientes atendidos pelo sistema, a Via Christi Health procurou tornar seus serviços os mais eficientes possíveis. Por exemplo, os departamentos de emergência (ED) na Via Christi Health ajustaram vários processos de relatório para acompanhar os pacientes através das diferentes áreas do ED, fizeram alterações de liderança, realocaram funcionários de hospitalidade e reduziram o número total de leitos na unidade de tratamento intensivo do ED.

A Via Christi Health, o maior provedor de serviços de assistência média no Kansas, inaugurou seu Centro de excelência clínica em setembro de 2012. Acima, encontra-se a equipe Black Belt na Via Christi Health (na foto: (fila traseira) Zach Lewis, Ron Herter, Rob Dreiling, (fila dianteira) Laura Thompson e Audrey Henning).

Uma equipe de melhoria de desempenho foi organizada para determinar se essas alterações realmente melhoraram a experiência dos pacientes no ED e ajudaram o departamento a se aproximar de suas metas.

"Tivemos acesso aos dados brutos do fluxo de paciente dos meses anteriores às mudanças no processo, além dos primeiros meses após essas mudanças", diz Zach Lewis, especialista em melhoria de processos da Via Christi Health. "Depois, usamos o Minitab para analisar esses dados, que nos ajudaram a verificar se as alterações do processo realmente fizeram alguma diferença na melhoria do tempo de fluxo em cada área".

A equipe analisou os dados usando várias cartas no Minitab, incluindo cartas de valores individuais e amplitude móvel (I-AM), histogramas, boxplots e gráficos de interação, além de calcular as estatísticas descritivas nos dados brutos de tempo de fluxo, incluindo a média e desvio padrão, para comparar a situação antes e depois, além de executar uma análise dos tempos médios nas duas situações.

A carta I-AM acima permitiu que a equipe comparasse os tempos de fluxo antes e depois e a variação de processo por área. Esse gráfico específico mostrou um pequeno aumento médio de cerca de 8 minutos e uma variação maior após as alterações feitas ao processo.

Para comparar a forma e distribuição dos dados de tempo antes e depois das alterações, a equipe criou histogramas no Minitab. Os histogramas acima mostraram que a maioria dos tempos de fluxo de pacientes (antes e após as alterações) ultrapassava a meta de 30 minutos. Além disso, os histogramas mostraram que a média aumentou depois das alterações, novamente em torno de 8 minutos para essa área específica do ED. Os histogramas também foram usados para verificar se um certo dia da semana ou turno resultou em mais variação.

A equipe também usou boxplots para avaliar e comparar o tempo de fluxo médio por turno antes e após as alterações. Para essa alteração específica, o tempo de fluxo médio foi ligeiramente reduzido em todos os turnos do ED.

O que mais a análise de dados revela? Após as alterações feitas no ED, havia apenas uma pequena melhoria no tempo de fluxo médio em duas das quatro áreas do ED, onde as alterações de processo foram exploradas. Nas duas outras áreas em que as alterações foram feitas, houve, na verdade, um aumento no tempo de fluxo médio.

"Embora duas áreas mostrassem pequena melhoria e duas áreas mostrassem declínio, estatisticamente não havia diferença significativa entre os resultados antes e depois, por área do ED", diz Rob Dreiling, especialista de melhoria de processo na Via Christi Health, que auxiliou no projeto. "Nossa intuição dizia que as alterações de processo melhoraram muito o tempo de fluxo médio dos pacientes, mas os dados diziam o contrário".

Esse projeto certamente produziu resultados surpreendentes para a equipe do departamento de emergência que implantou as alterações originais no processo.

"Os gráficos e cartas nos ajudaram a mostrar à equipe do departamento de emergência o que os dados realmente diziam: as alterações não eram estatisticamente significativas", diz Dreiling. "Pudemos então ajudá-los a examinar os projetos de melhoria de uma maneira diferente. Em vez de entrar e tentar alterar o processo, ensinamos a equipe a mapear o processo do início ao fim e depois usar as estatísticas para começar a focar nas áreas certas, para que os projetos produzam uma diferença significativa e estamos obtendo o máximo retorno do investimento".

Quando Rob e Zach analisaram mais detalhadamente quais atividades específicas poderiam causar o aumento do tempo de fluxo dos pacientes, eles reuniram dados próximos ao horário de chegada dos pacientes e compararam a carga de pacientes e de funcionários para entrega dos quartos do departamento de emergência, que inclui a limpeza dos quartos em preparação à chegada de um novo paciente.

"Analisar esses dados nos ajudou a recomendar à equipe do ED para que reajustassem os turnos das equipes de limpeza para coincidir melhor com os picos de tempo de fluxo de pacientes, o que possibilitaria que os quartos fossem limpos assim que os pacientes saíssem, em vez de ter quartos sujos e que não podiam ser utilizados por longos períodos de tempo", acrescenta Lewis.

Laura Thompson, Diretora da Melhoria de Processos, diz que, embora o esforço de Lean e Six Sigma na Via Christi seja relativamente novo, muitos processos que afetam o atendimento ao paciente foram melhorados e níveis mais elevados eficiência foram atingidos.

"Toda a equipe foi fenomenal e receptiva quanto às nossas recomendações, apoiando o que estávamos tentando fazer", diz Thompson.