Miser sur l'efficacité : comment Grupo Mutual a amélioré le flux de trésorerie et réduit les coûts

Les 55 agences de Grupo Mutual génèrent un flux de trésorerie constant qui prend en charge les opérations de l'entité, mais des fonds supplémentaires sont parfois nécessaires lorsque le montant des retraits de la base clients d'une agence est supérieur au montant des dépôts. Pour éviter d'avoir des fonds insuffisants, chaque agence conserve des liquidités supplémentaires dans un coffre pour pouvoir fournir les services essentiels. Malgré cette précaution, sachant qu'aucune recherche visant à comprendre les besoins quotidiens n'avait été menée, les coffres de certaines agences manquaient souvent de liquidités, tandis que d'autres disposaient de réserves importantes inutilisées. Le manque de liquidités nécessaires disponibles dans les agences a entraîné des coûts élevés pour l'entreprise et seules trois options insatisfaisantes s'offraient aux clients : recevoir les fonds par virement électronique, attendre entre 1 et 3 jours pour l'expédition ou se rendre à l'agence principale pour effectuer un retrait.

Chez Grupo Mutual, une équipe de projet a identifié la quantité de liquidités optimale à stocker dans chacune des 55 agences de la banque, et a ajusté le flux de trésorerie afin d'éviter qu'il soit négatif ou que des fonds soient inutilisés. L'équipe a utilisé les méthodes Lean Six Sigma et Minitab Statistical Software pour augmenter le chiffre d'affaires de 1,1 million de dollars, augmenter l'utilisation de la trésorerie de 40 % et réduire les coûts de 60 %.

Conserver la quantité d'argent idéale dans les coffres de toutes les agences permettrait de réduire les coûts et d'assurer la satisfaction des clients. Afin d'optimiser le processus de flux de trésorerie entre les agences, certains ajustements devaient être faits par l'équipe pour éviter de disposer de fonds inactifs.

Les membres de l'équipe ont appliqué la méthode DMAIC en cinq phases (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler) pour leur projet, et ont commencé par définir l'objectif du projet, à savoir la création d'un processus efficace qui permettrait de transférer les fonds des coffres bancaires improductifs aux agences qui ont le plus besoin de liquidités.

Pendant la phase de mesure, l'équipe a collecté des données sur le flux de trésorerie dans 55 agences sur une période de deux ans, y compris sur les entrées et sorties de fonds, le solde, le montant des liquidités dans le coffre, le remplissage des distributeurs automatiques et les versements de fonds en colons costariciens et en dollars américains. Les données ont été segmentées par horaires (matin et après-midi), nombre de transactions en espèces et montant des transactions. "Notre plus gros défi consistait à gérer les bases de données et à analyser environ 2 000 points de données pour chacune des 55 agences", explique Jean-Carlos Zamora Mora, chef de projet et spécialiste de l'amélioration chez Grupo Mutual. "Minitab a joué un rôle très important à ce niveau. Il a permis de réduire la durée des analyses en nous aidant à identifier où concentrer nos efforts pour améliorer notre processus". 

La phase d'analyse du projet a commencé par une analyse de la variance (ANOVA) pour les colons et les dollars, afin d'examiner la façon dont le flux de trésorerie de la banque varie en fonction du mois. L'ANOVA ayant révélé des différences significatives, des comparaisons de Tukey de Minitab ont ensuite été effectuées pour identifier les différences entre les mois, puis pour regrouper les mois dont les résultats étaient semblables dans le but de rationaliser l'analyse.

Suite au succès du test pilote pour les cartes de contrôle en temps réel, l'équipe a été encouragée à former les employés concernés à utiliser le nouvel outil. Les employés impliqués dans le transfert de fonds peuvent gérer les fonds en fonction du statut des agences, comme indiqué dans leur carte de contrôle, et la direction peut prendre des décisions plus stratégiques pour optimiser l'efficacité du flux de trésorerie.

Tout comme la plupart des projets liés à la qualité, ces efforts se sont heurtés à une certaine résistance et à des défis inattendus, mais la capacité à répondre aux objections grâce aux données a joué un rôle clé dans la prise d'engagement des parties prenantes. "Tout au long de ce projet, nous avons rencontré des situations et des problèmes qui auraient pu mettre en péril la crédibilité de notre équipe et nos chances de réussite", se souvient Jean-Carlos Zamora Mora. "Mais l'exactitude et la fiabilité de nos analyses de données avec Minitab se sont avérées très puissantes." 

Les modifications apportées à la suite du projet ont augmenté l'utilisation de la trésorerie de 40 % et réduit les coûts de transfert de fonds de 60 %. En outre, le nouveau processus a diminué les coûts d'assurance et réduit les risques associés au stockage et au transport de l'argent. L'impact global du projet représente une augmentation du chiffre d'affaires de 1,1 million de dollars et a établi une relation plus équilibrée entre la rentabilité de l'entreprise et les besoins des clients servis par chaque agence.