Für kleine Patienten wird Qualität großgeschrieben: Akron Children's Hospital

Wenn es nicht gerade zu Ihren Vorlieben gehört, in alten Zeitschriften zu blättern, kann Ihnen die Zeit im Wartezimmer recht lang werden. Die Mitarbeiter des Akron Children’s Hospital, dem größten Gesundheitsdienstleister im Nordosten Ohios, sind sich dessen wohl bewusst. Deshalb setzt das Krankenhaus neue Qualitätsverfahren der Branche ein, um die Wartezeiten der Patienten zu verkürzen und eine Vielzahl von weiteren Verbesserungen zu erzielen. 2008 richtete das Krankenhaus das Center for Operations Excellence (COE) ein, um die Patientenversorgung mithilfe von Lean Six Sigma zu optimieren. Die Projektleiter des Zentrums bieten Schulungen und Orientierungshilfe an, damit die Effizienz gesteigert, Fehler reduziert und Probleme gelöst werden können. „Wenn wir den Erfolg eines Projekts überprüfen wollen, müssen wir Daten vor und nach den Verbesserungen erheben und analysieren“, so Chris Weisbrod, einer der vier Vollzeit-Projektleiter am Zentrum. „Wir vertrauen auf die Minitab® Statistical Software. Damit analysieren wir unsere Daten und interpretieren die Ergebnisse.“

In einem Krankenhaus können viele potenzielle „Mängel“ auftreten. Wenn Geräte von einem Zimmer ins nächste gebracht werden müssen, kann viel Zeit verloren gehen. Patienten können keine oder die falschen Armbänder erhalten. Arzneimittel und Material sind nicht verfügbar, wenn sie benötigt werden. Lean Six Sigma zielt darauf ab, solche „Mängel“ möglichst zu vermeiden. Statistisch treten bei einem 6-Sigma-Prozess nur 3,4 Fehler pro 1 Million Möglichkeiten auf. Dies entspricht einer Erfolgsquote von über 99 %, wobei es sich bei 99 % nur um einen 3,8-Sigma-Prozess handeln würde. Wenn es um Leben und Tod geht, ist das Erreichen eines praktisch perfekten Ergebnisses unabdingbar. Bei 500.000 Operationen in einer Woche bedeutet eine Erfolgsquote von 99 % z. B., dass bei 5.000 Eingriffen Fehler auftreten. Das ist eindeutig nicht gut genug. Auf 6-Sigma-Niveau verringert sich dieser Wert auf nur 1,7 Fehler. Zahlen wie diese erklären das Engagement des Akron Children’s Hospital bei der Prozessoptimierung auf höchster Ebene. Die Ergebnisse der Maßnahmen zur Qualitätssteigerung müssen jedoch auch nachgewiesen und mit zuverlässigen Daten belegt werden. „Wenn man betriebliche Spitzenleistungen erreichen will, muss man mit den Daten auf gutem Fuß stehen“, sagt Weisbrod. „Hier kommt Minitab ins Spiel.“

Minitab wurde so entwickelt, dass Daten auf einfache Weise analysiert werden können – und dass leicht nachvollziehbar ist, was die Analysen bedeuten. Das Programm war ursprünglich als Unterstützung für Dozenten im Unterricht konzipiert und dient heute weltweit als Maßstab bei der Ausbildung im Statistikbereich. „Angefangen bei einfachen Torten- und Balkendiagrammen bis hin zur Regressionsanalyse – Minitab bietet uns die nötigen Werkzeuge“, erklärt Mike Antochow, der Vollzeit-Datenanalytiker im Kompetenzzentrum (Center of Excellence, COE). „Minitab ist einfach zu bedienen, bietet dabei aber alle Methoden und analytischen Funktionen, die man selbst für komplexeste Qualitätsprojekte benötigt.“

Viele Faktoren können zu Fehlern oder Streuungen in den komplizierten Prozessen in einem Krankenhaus führen. Mithilfe statistischer Verfahren kann ermittelt werden, welche Faktoren am wichtigsten sind, damit die Teams die Optimierungsmaßnahmen gezielt dort einsetzen können, wo sie die größte Wirkung versprechen. Die Projektleiter des Centers arbeiten z. B. häufig mit Minitab, um Prozessdaten in einer chronologisch angeordneten Reihenfolge darzustellen, einer sogenannten Regelkarte. Anhand dieser Darstellung kann die normale Streuung in einem Prozess leicht von der Streuung unterschieden werden, die von einem ungewöhnlichen Ereignis verursacht wurde. Bei den Wartezeiten der Patienten tritt z. B. zwangsläufig eine gewisse Variabilität auf. Eine Variabilität, die die Erwartungen übersteigt, kann jedoch auf Faktoren zurückzuführen sein, die nicht Teil des normalen Prozesses sind, und somit korrigiert werden. Nachdem die Korrekturen vorgenommen wurden, kann anhand der Regelkarten in Minitab sichergestellt werden, dass die Verbesserungen auf Dauer effektiv sind und der Prozess stabil bleibt.

Natürlich stellt die statistische Analyse nur eine Komponente des Qualitätsverbesserungsprozesses dar, und die Projektleiter des Centers haben noch eine Vielzahl von weiteren Aufgaben. Aber wenn man nicht täglich mit Statistiken arbeitet, wie kann man dann sicher sein, dass man die richtige Analyse vornimmt oder die Ergebnisse richtig versteht?“ Die Minitab-Hilfe ist eine hervorragende Ressource“, so Weisbrod, „und der integrierte StatGuide macht sie sogar noch besser. Die eine hilft dabei, die Analysen richtig durchzuführen, und mit der anderen kann man die Analysen interpretieren.“ Das vielseitige Hilfesystem in Minitab umfasst Anweisungen, Beispiele, Hilfe zum Einrichten der Daten sowie Informationen zu Berechnungen und Methoden. Nach der Datenanalyse steht Ihnen mit dem StatGuide™ von Minitab eine leicht verständliche Interpretationshilfe zu den statistischen Tabellen und Grafiken zur Verfügung.

Mit Minitab werden Prozesse in allen Bereichen des Akron Children’s Hospital optimiert. Die Projektleiterin Trauda Gilbert analysiert mit der Software Daten, um Überstunden in der Zytogenetik-Abteilung zu reduzieren, während ihre Kollegin Anne Musitano mit Minitab nach Möglichkeiten sucht, die Effizienz bei der Planung von Kernspintomografien zu verbessern. Wie ihre Kollegen im COE verlassen sie sich darauf, dass sie mit Minitab die Analysen, die sie benötigen, in einer Form erhalten, die für sie und die beteiligten Abteilungen leicht zugänglich und verständlich ist.

Das Akron Children's Hospital ist bei der Anwendung von Lean Six Sigma im Gesundheitswesen führend geworden, z. B. mit dem Programm „A3“ des COE, bei dem Lean Six Sigma-Techniken für Mitarbeiter an vorderster Front vermittelt werden. Die ersten A3-Teilnehmer erarbeiteten 28 Projekte, von denen die Patienten, Familien und Mitarbeiter profitierten und die gleichzeitig zu Einsparungen von ca. 500.000 € pro Jahr für das Krankenhaus führten. Im Rahmen weiterer Projekte konnte das Herzzentrum erreichen, dass die Patienten während eines Besuchs nicht mehr das Zimmer wechseln müssen, wodurch die durchschnittliche Aufenthaltszeit von 107 auf 75 Minuten verkürzt und die Anzahl der pro Woche behandelten Patienten um zwei erhöht wurde. Die Krankenhausapotheke konnte die Zeit zum Einlösen eines Rezepts von 66 auf ca. 45 Minuten reduzieren. Durch ein anderes Projekt wurde die Anspruchsverweigerung am Standort Fairlawn der Pädiatrie des Akron Children’s Hospital um 69 % reduziert. Und als die Sterilisationsabteilung die Nachfrage nach sauberem Operationsbesteck nicht mehr erfüllen konnten, wurde eine Expansion der Abteilung für 2,5 Millionen € vorgeschlagen. Stattdessen regte das Center jedoch ein Projekt an, in dem die Mitarbeiter Anlagen und Prozesse neu organisierten und so ihre Kapazität steigern konnten. Die positiven Auswirkungen dieser Maßnahmen wurden mit Minitab belegt. Nun kann die Abteilung bis zu 16.000 Operationen pro Jahr abwickeln statt zuvor 13.000.

Für die Leiter des Center for Operations Excellence stehen noch viele weitere Projekte aus und sie möchten anderen Institutionen die Gelegenheit bieten, aus ihren Erfolgen zu lernen. „Unser Ziel ist es, im Akron Children's Hospital einen Standard für hervorragende Leistungen zu setzen, der anderen Krankenhäusern im ganzen Land als Vorbild dient“, so Weisbrod abschließend. „Man kann sich immer verbessern.“